Office 365 guruhlari nima va ularni qanday boshqarasiz?

Office 365 guruhlari har qanday Microsoft bulutli muhitining muhim elementidir. Lekin Office 365 guruhi nima? Guruh va jamoa o'rtasidagi farq nima? Guruhlar qanday yaratilgan va ularni boshqarishning eng yaxshi strategiyalari qanday? Ushbu savollarning barchasiga maqolada javob berishga harakat qilamiz.

Office 365 guruhlari

Office 365 guruhlarini tushunish uchun avvalo guruhlarning maqsadlarini ko'rib chiqish foydali bo'ladi. Bulut paydo bo'lishidan oldin ham Active Directory-da ikki turdagi guruhlar mavjud edi:

• Fayl almashish va SharePoint roʻyxatlari kabi elementlarni himoya qilishga yordam beradigan xavfsizlik guruhlari. Foydalanuvchini xavfsizlik guruhi a'zosi qilish orqali siz ushbu foydalanuvchiga ushbu guruhga tayinlangan barcha ruxsatlarni, masalan, ma'lum fayllarni o'qish yoki tahrirlash yoki muayyan ilovalarni ishga tushirish qobiliyatini berasiz. Active Directory bir nechta o'rnatilgan xavfsizlik guruhlarini o'z ichiga oladi, masalan, Kompaniya ma'murlari va domen administratorlari, lekin siz o'zingiznikini ham yaratishingiz mumkin.
• Odamlarga har bir alohida elektron pochta manzilini kiritmasdan, kompaniyadagi har bir kishi yoki shunchaki marketing bo'limi kabi qabul qiluvchilar to'plamiga elektron pochta xabarlarini yuborishning qulay usulini taqdim etadigan tarqatish guruhlari.

Microsoft buluti yaratilganda ham bu funksiyaga ehtiyoj bor edi, shuning uchun Azure Active Directory xavfsizlik guruhlari va tarqatish guruhlariga ham ega. Ammo Microsoft shuningdek, yangi turdagi guruhlarni taqdim etdi: Office 365 guruhi, uning nomi Microsoft 365 guruhi deb o'zgartirildi.Bu nomlarning ikkalasi ham hozirda qo'llaniladi.

Office 365 guruhi nima?

Asosiysi, Office 365 guruhi Azure Active Directory ob'ektidir. Uni o'ziga xos qiladigan narsa uning ko'p qirraliligidir: u xavfsizlik guruhi kabi narsalarni himoya qilishi va tarqatish guruhi kabi tarqatish ro'yxati sifatida ishlashi mumkin, shuningdek, SharePoint, umumiy pochta qutilari va Microsoft Teams uchun ma'lumotlar ombori sifatida ham harakat qilishi mumkin. .

Misol uchun, siz bilganingizdek, Microsoft Teams chat, uchrashuvlar va eslatmalar kabi xususiyatlar bilan hamkorlikda ish maydonini ta'minlovchi platformadir. Siz bilmasligingiz mumkin bo'lgan narsa shundaki, siz jamoani yaratganingizda, Teams ilovasi sahna ortida siz uchun avtomatik ravishda Microsoft 365 guruhini yaratadi va bu guruhni barcha jamoa a'zolari bilan to'ldiradi. Jamoa aʼzoligi jamoa aʼzolariga jamoaning SharePoint tarkibiga kirish, jamoaviy chatlarda qatnashish, jamoaviy elektron pochta xabarlarini olish va boshqalar imkonini beradi.

Office 365 guruhini qanday yaratishim va unga a'zolar qo'shishim mumkin?

Ayrim Microsoft 365 guruhlari Microsoft Teams tomonidan avtomatik ravishda yaratiladi. Boshqa ilovalar ham guruhlar yaratadi; masalan, kimdir quyidagilardan birini yaratsa, yangi guruh yaratiladi:

• Yangi SharePoint saytlar to'plami
• Outlook-da yangi guruh
• Plannerda yangi reja
• Yangi Power BI ish maydoni

Bunday hollarda siz Microsoft 365 guruhini bevosita boshqarolmaysiz yoki foydalanmaysiz; Buning o'rniga ilova yuqoridagi Jamoalar misolida ko'rsatilganidek, sizning nomingizdan guruhdan foydalanadi.

Boshqa Microsoft 365 guruhlari bevosita foydalanuvchilar va administratorlar tomonidan yaratilgan. Odatiy bo'lib, tashkilotdagi har qanday xodim 250 tagacha bunday guruhlarni yaratishi mumkin. Yakuniy foydalanuvchilar odatda Outlook yoki Outlook Mobile-dan foydalanadilar. Masalan, Outlook 2016-da siz shunchaki Bosh sahifa > Yangi guruh-ni tanlab, ism, tavsif va boshqa so'ralgan ma'lumotlarni taqdim etasiz. Guruh yaratganingizdan so'ng unga a'zolar qo'shishingiz mumkin.

Administratorlar guruhlar yaratish va toʻldirish uchun Office 365 boshqaruv markazi va Exchange boshqaruv markazidan foydalanishlari mumkin. Shu bilan bir qatorda, ular administrator portallarida mavjud bo'lmagan qo'shimcha imkoniyatlarni taqdim etadigan PowerShell-dan foydalanishlari mumkin.

Guruhda qanday turdagi a'zolar bo'lishi mumkin?

Guruh a'zolari quyidagi rollardan biriga ega bo'lishi mumkin:

Egasi — sukut boʻyicha, guruh egasi guruhni yaratgan shaxs hisoblanadi. Lekin boshqa foydalanuvchilar qo'shimcha (yoki o'rnini bosuvchi) egalar sifatida qo'shilishi mumkin; Aslida, guruhda 100 tagacha guruh egalari bo'lishi mumkin. Guruh egalari quyidagi amallarni bajara oladilar:

• A'zolar va mehmonlarni qo'shish va o'chirish
• Jamoa a'zolarini egalik rollariga ko'tarish
• Guruh nomini o'zgartirish
• Guruh tavsifi yoki rasmini o'zgartiring va turli guruh sozlamalarini o'zgartiring
• Umumiy kirish qutisidan suhbatlarni o'chirib tashlang
• Guruhni o'chirish

Ishtirokchi - A'zolar elektron pochta va SharePoint kontenti kabi barcha guruh resurslariga kirishlari mumkin, lekin ular guruh sozlamalarini o'zgartira olmaydi. Ular mehmonlarni ham taklif qilishlari mumkin, lekin faqat guruh egasi mehmonlarni qo'shishi mumkin.

Mehmon. Mehmon - bu tashkilotdan tashqarida bo'lgan hamkor, yetkazib beruvchi yoki maslahatchi kabi. Mehmonlar suhbatlar, fayllar, kalendar taklifnomalari va guruh daftariga kirishlari mumkin. Mehmonlar to'g'ridan-to'g'ri guruhning pochta qutisiga kira olmaydi, lekin ular unga xabar yuborishlari mumkin va boshqa a'zolar tomonidan guruhga yuborilgan har qanday xabarlar har bir mehmonning pochta qutisida paydo bo'ladi. Xuddi shunday, mehmonlar guruh taqvimiga to'g'ridan-to'g'ri kira olmaydilar, lekin ular o'zlarining taqvimlariga qo'shadigan guruh taqvimida yaratilgan har qanday tadbirlarga taklifnoma oladilar.

Office 365 guruhini kim boshqarishi va oʻchirib tashlashi mumkin?

Guruhni boshqarish uning egalari zimmasida. Guruhni boshqarishning asosiy imkoniyatlari dastlab guruhni yaratishda foydalaniladigan dastur tomonidan taqdim etiladi. Masalan, egalar a'zolarni qo'shish va olib tashlash, guruh nomini o'zgartirish va guruh sozlamalarini o'zgartirish uchun Outlook-dan foydalanishlari mumkin. Teams kabi yashirin guruhlarni yaratadigan va ishlatadigan ilovalar oʻxshash boshqaruv funksiyalarini taʼminlaydi.

Shuni ta'kidlash kerakki, Office 365 guruhini o'chirib tashlaganingizda, u bilan birga ushbu guruh bilan bog'liq barcha resurslar - elektron pochta xabarlari, fayllar, OneNote va SharePoint hujjatlari, Planner vazifalari va boshqalar o'chiriladi. Bundan tashqari, Azure AD guruhlari va guruh aʼzolari oʻchirilganda Azure AD axlat qutisiga oʻtkazilmaydi, shuning uchun ularni asboblar yordamida tiklab boʻlmaydi. Shuning uchun ehtiyotkorlik bilan o'chirib tashlang va keng qamrovli zaxira va tiklash yechimiga sarmoya kiritishni o'ylab ko'ring.

Office 365 guruhlarini umumiy boshqarish

Barcha turdagi guruhlar ehtiyotkorlik bilan boshqarishni talab qiladi. Guruhlarni nomlashning izchil siyosatisiz siz o'xshash ehtiyojlarga xizmat qiluvchi bir nechta guruhlarni osongina yaratishingiz mumkin, bu esa chalkashlik va ish jarayoni bilan bog'liq muammolarga olib kelishi mumkin. Guruh egalari rollarni o'zgartirganda yoki tashkilotni tark etganda, guruh a'zoligi nazoratdan chiqib ketishi mumkin. Guruhlarning kengayishi, shuningdek, hech kim guruhlarni yaratishga etarlicha e'tibor bermasa va ular endi kerak bo'lmaganda guruhlar o'chirilishini ta'minlamasa, juda keng tarqalgan. Bu muammolar kichik noqulayliklardan tortib, asosiy xavfsizlik, muvofiqlik va biznes uzluksizligi muammolarigacha, mavjud bo'lmagan yozuvlar bilan to'la bo'lgan Exchange global manzillar ro'yxatidan (GAL) to foydalanish qiyin bo'lgan foydalanuvchilarga qadar hamma narsaga olib kelishi mumkin. muhim ma'lumotlarga ruxsatsiz kirish bilan.

Tashkilotda Microsoft 365 Guruhlaridan qanday foydalanish uchun javobgarlik alohida guruh egalariga emas, balki ma'murlarga yuklatiladi. Misol uchun, guruhlar sukut bo'yicha mehmon a'zolariga ega bo'lishi mumkin, ammo administratorlar bu xususiyatni barcha guruhlar yoki ma'lum bir guruh uchun o'chirib qo'yishi mumkin. Administratorlar guruhlarni kimlar yaratishini ham cheklashlari mumkin. Biroq, guruh yaratishni butunlay taqiqlash Microsoft 365 platformasining tashkilotingiz uchun foydaliligini jiddiy cheklaydi. Biznes standartlari bo'yicha treninglar o'tkazish va faqat uni tugatgan foydalanuvchilarga guruhlar yaratishga ruxsat berish yaxshiroq variant bo'lishi mumkin.

Guruh a'zolarini qo'shish va olib tashlash bilan bog'liq bo'lgan ma'muriy xarajatlarni kamaytirishning usullaridan biri guruh a'zoligini dinamik qiladigan atributlarga asoslangan qoidalarni yaratishdir. Har qanday foydalanuvchi atributi o'zgarganda, tizim avtomatik ravishda dinamik guruh qoidalarini ko'rib chiqadi va guruh a'zoligini mos ravishda moslashtiradi. Shuni esda tutingki, bu xususiyat bir yoki bir nechta dinamik guruhlarga a'zo bo'lgan noyob foydalanuvchilarga ega bo'lsangiz, shuncha Azure AD Premium P1 litsenziyasini sotib olishingizni talab qiladi.

Biroq, mahalliy vositalar ma'murlarga Microsoft 365 guruhlari va ularning a'zolari kimligini cheklangan ko'rish imkonini beradi. Ikkita variant mavjud: GUI usullari (Office 365 boshqaruv portali yoki Exchange boshqaruv markazi) va PowerShell.

Hali ham savollaringiz bormi?

Biz 100gi Fanetech kompaniyasida Microsoft texnologiyalari va yechimlariga e'tibor qaratamiz. Biz bilan bog'lanishmutaxassislarimizdan maslahat olish uchun.