Упростите управление проектами с помощью Power Automate

Существует несколько процессов в ведении проекта, которые можно легко автоматизировать. Автоматизация подходит для хорошо стандартизированных процессов. С помощью правильно выстроенных алгоритмов, вы можете собрать данных из разных баз, чтобы создать единый источник достоверной информации.

Таким образом, руководитель команды может сосредоточиться на важных бизнес-задачах, делегировав рутинные задачи Power Automate. Поскольку команды часто работают удаленно, автоматизация процессов проекта поможет менеджерам отслеживать ход проектов и улучшать взаимодействие с сотрудниками, не добавляя при этом дополнительной административной работы.

Преимущества использования Power Automate в управлении проектами:

Приоритизация входящей электронной почты

Эффективная коммуникация является ключом к успешному ведению процессов. Power Automate может уведомлять вас дополнительно о высокоприоритетных электронных письмах, чтобы вы никогда не пропустили ничего важного.

Повышение производительности труда

Используйте Power Automate для оптимизации ежедневных трудоемких и монотонных задач, позволяя сотрудникам уделять время более важным задачам и повышать эффективность.

Автоматизация задач в бизнес-системах

Power Automate объединяет и автоматизирует задачи в сотнях приложений, как в экосистеме Microsoft, так и в сторонних источниках, включая Teams, SharePoint, Mailchimp, DocuSign и Trello.

Исключение человеческого фактора

Людям свойственно допускать ошибки, особенно при выполнении повторяющихся и монотонных задач. Автоматизируя их, вы устраняете риск человеческой ошибки и можете быть уверены, что задачи выполняются эффективно и надежно.

Доступность в любом месте и с любых устройств

Сотрудники могут создавать, запускать и проверять автоматизированные рабочие процессы, даже находясь вне офиса.

Что такое Power Automate и как он работает?

Microsoft Power Automate позволяет предприятиям автоматизировать рутинные или повторяющиеся процессы и задачи. Благодаря подходу с использованием nocode или low-code пользователи могут быстро создавать собственные рабочие процессы или использовать предварительно созданные шаблоны на платформе. Рабочие процессы Power Automate называются flows (потоки) и запускаются при помощи срабатывания заданного триггера, который представляет собой предопределенное событие. Например, вы получили электронное письмо с вложением документа, автоматический поток может сохранить вложение в определенной папке SharePoint, гарантируя, что важные файлы проекта не потеряются в цепочках электронной почты.

Примеры использования Power Automate для улучшения ваших проектов

Согласования

В любом проекте есть различные документы, требующие утверждения, такие как сводки, задачи, документация, результаты, графики и многое другое. Для масштабных проектов может быть потеряно значительное количество времени на согласование всех этих документов, особенно если в процессе задействовано несколько участников. С помощью Microsoft Power Automate вы можете управлять утверждением документов или процессов в нескольких службах, включая SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive для бизнеса и другие. В результате работа может продвигаться вперед быстро и эффективно, сокращая возможные задержки проекта. Power Automate поддерживает несколько типов согласований, что позволяет вам продолжить работать так, как принято в вашей организации или отделе:

• Единственный согласующий: утверждающий может утвердить документ по электронной почте, через Power Automate или мобильное приложение.
• Последовательное согласование: требуется предварительное утверждение ряда ответственных лиц, прежде чем принимать окончательно решение.
• Параллельное согласование: для утверждения требуется мнение нескольких сотрудников.
• Множество согласующих: все назначенные сотрудники должны одобрить документ, но любой утверждающий может отклонить запрос.

Miсrosoft Teams

Возможности Microsoft Teams делают эту платформу коммуникации идеальным инструментом для управления проектами. Кроме того, Power Automate и Microsoft Teams работают вместе, чтобы уменьшить необходимость переключения между несколькими приложениями. Непосредственно в Teams вы можете управлять потоками, настраивать и запускать согласования и использовать различные готовые шаблоны автоматизации. Например, в Microsoft Teams есть возможность:

• Отправлять электронное письмо при отправлении нового сообщения в Microsoft Teams
• Создавать задачи в OneNote при добавлении сообщения в канал Microsoft Teams
• Отправлять сообщения в Microsoft Teams при поступлении электронной почты в Outlook
• Запланировать встречу с отправителем сообщения
• Опубликовать приветственное сообщение, когда новый сотрудник присоединяется к команде

Управление документами

Если вы сотрудничаете с командой над проектом или в нем участвуют несколько заинтересованных сторон, крайне важно, чтобы ваши файлы хранились в библиотеке документов, доступной для всех. Однако обеспечение того, чтобы все сотрудники сохраняли файлы проекта в этом расположении, может быть проблемой. Power Automate можно использовать для обеспечения того, чтобы документация хранилась в нужном месте, без необходимости напоминать об этом команде. Вы можете: 

• Перемещать файлы, которыми поделились по электронной почте, в OneDrive или SharePoint.
• Перемещать файлы между библиотеками документов
• Скопировать новые файлы с рабочего стола в SharePoint
• Синхронизировать файлы из других облачных хранилищ, таких как Google Диск или Dropbox.

Power BI

Power BI и Power Automate  ­– составляющие одной масштабной платформы Microsoft Power Platform. Это значит, что они спроектированы так, чтобы легко взаимодействовать друг с другом. Power BI — это инструмент аналитики, который позволяет компаниям визуализировать данные в реальном времени в интерактивных информационных панелях и отчетах. Эти данные извлекают из различных облачных и локальных источников, чтобы помочь организациям собирать информацию и принимать обоснованные решения. Руководители проектов могут использовать это решение, чтобы быстро получить представление о ходе проекта, например о графике, текущих задачах, рисках, ресурсах и многом другом. Отчетами также можно делиться с другими заинтересованными лицами вне организации, если это необходимо, гарантируя, что все будут в курсе. Используя вместе Power Automate и Power BI, вы можете: 

• Автоматизировать оповещения
• Создавать задачи из отчета Power BI
• Обновлять отчеты, если файл SharePoint обновлен
• Сохранять отчеты в SharePoint или OneDrive
• Делиться отчетами по электронной почте

Готовы начать работу с Power Automate?

Если у вас есть какие-либо вопросы о Power Automate и о том, как внедрить другие решения Microsoft в ИТ-инфраструктуру вашей компании, просто свяжитесь с нами.

Если вы хотите узнать больше о Power Automate Platform, посетите нашу веб-страницу.