Оценка использования чата Microsoft Teams: почему это важно для проектов миграции

Microsoft Teams — это популярная платформа для совместной работы, объединяющая онлайн-встречи, звонки, личные и групповые чаты, совместный доступ к файлам и экранам и многие другие функции повышения производительности.

В этой статье мы расскажем об актуальности одной из наиболее популярных функций, сообщений частного чата Microsoft Teams, а также о том, как и почему ИТ-администраторы должны собирать данные об использовании приватного чата, если запланирована миграция Teams.

Для чего используются сообщения закрытого чата Microsoft Teams?

Использование личных чатов Microsoft Teams — как одиночных, так и групповых — значительно выросло за последние три года. Обычно мы наблюдаем гораздо более широкое использование частных чатов по сравнению с групповыми беседами в каналах Teams. Рядовой пользователь Teams в организации создает 600 сообщений чата в месяц. В том же месяце средний пользователь Teams создал 15 сообщений канала беседы. 

Это создает некоторую дилемму при планировании миграции. Частные чаты не являются частью существующей структуры. Они не связаны напрямую с командой или проектом. Собрание Teams может существовать в канале Teams, но чат на собрании отделен от беседы канала Teams.

Ценны ли приватные сообщения в чате?

Тема чата содержит важную деловую информацию или решения для пользователей в приватной беседе. Участники закрытого чата должны продолжать обмен сообщениями без потери архива истории. Таким образом, приватный чат должен быть перенесен из исходного тенанта в целевой.
Для Microsoft Teams можно включить функции соответствия требованиям для связи, чтобы идентифицировать обмен конфиденциальным содержимым. Эта функция активизируется в Microsoft Purview Communication Compliance. Частные чаты, определенные как содержащие конфиденциальное содержимое, могут быть помечены для миграции, чтобы гарантировать перенос сообщений в целевой тенант.

Сложно сказать, что каждое сообщение в чате ценно. Мы также не можем сделать вывод, что все сообщения чата не имеют никакой ценности. Мы также не можем легко определить и выбрать конкретные приватные чаты, которые мы считаем ценными или бесполезными. Вместо этого мы часто переносим самые последние приватные чаты с возможностью архивации остальных. Таким образом, недавние приватные чаты придают большее значение, чем старые приватные чаты.

Какова ценность подсчета сообщений в приватном чате?

Перенос личных сообщений чата может быть медленным и утомительным. Это одно из последних действий перед окончательным переходом в проекте миграции от тенанта к тенанту. Планирование переноса частного чата требует понимания использования в исходном клиенте. 

Итак, давайте рассмотрим сообщения пользователей за:

• Последние 30 дней
• Последние 12 месяцев

Последние 30 дней дают краткосрочное представление о том, сколько чатов пользователей Teams хотят перенести. Это те сообщения, которые им абсолютно необходимы, чтобы они могли продолжать работу после миграции.

Последние 12 месяцев дают долгосрочное представление о том, сколько существует личных сообщений чата, которые пользователи могут захотеть заархивировать. Это сообщения, которые они могут захотеть просмотреть в будущем.

Способы определения значений количества сообщений в частном чате Microsoft Teams

Есть два варианта, которые могут помочь вам зафиксировать количество сообщений чата:

• Создание отчета в центре администрирования Microsoft Teams;
• Использование Power BI и отчета Microsoft 365 Usage Analytics.

1. Создание отчета в центре администрирования Microsoft Teams
Первый вариант — создание отчета в центре администрирования Microsoft Teams. Вы можете выбрать период 7, 30 или 90 дней. Имена учетных записей пользователей замаскированы для защиты личности (но вы можете изменить это как администратор). Необходимовыбрать, какие столбцы отображать в отчете и экспортировать в Excel.

2. Использование Power BI и отчетов Microsoft 365 Usage Analytics.
Отчет Power BI имеет несколько мощных функций по сравнению с экспортированными данными, доступными в центре администрирования Microsoft Teams.

Прежде чем вы начнете использовать этот отчет, необходимо устранить одну важную зависимость. Данные об использовании для этого отчета доступны только с даты включения аналитики использования Microsoft 365 для начала сбора данных для отчетов Power BI. Любые предыдущие данные недоступны. Таким образом, вы должны включить аналитику использования, как можно скорее для целей отчетности. У вас должны быть данные как минимум за один месяц, чтобы вы могли экстраполировать их на год.

Кроме того, приложение-шаблон не является бесплатным — вам потребуется лицензия Power BI Pro. Наконец, только пользователь, выполнивший первоначальное подключение к приложению-шаблону, может настраивать отчеты или создавать новые отчеты в веб-интерфейсе Power BI.

После установки и настройки отчета (с достаточным количеством данных об использовании) у вас будет очень подробный отчет для анализа. Преимущество этого отчета Power BI заключается в том, что он содержит данные за 12 месяцев и разбивает их по месяцам.

Планирование пропускной способности миграции чата

Существуют ограничения службы API миграции для получения и публикации сообщений чата. Эти ограничения можно просмотреть в таблице ограничений службы Microsoft Teams в руководстве по регулированию Microsoft Graph. Согласно этому руководству по регулированию, должно быть возможно прочитать до 1 728 000 сообщений чата в день (24-часовой период). Существует нижний предел пропускной способности для написания сообщений в день; но включение объединения сообщений улучшит общую пропускную способность. Обратите внимание, что фактическая пропускная способность устойчивой миграции может быть ниже. 

Вывод

Миграция частных чатов Microsoft Teams становится все более важной для бизнеса. Поэтому вам следует включить аналитику использования Microsoft 365, чтобы начать сбор данных для отчетов Power BI как можно скорее. Вы можете использовать данные отчета, чтобы определить, сколько сообщений у вас есть в области действия всего проекта миграции. Затем вы можете запустить миграцию POC, чтобы определить пропускную способность миграции и количество личных сообщений чата, которые вы можете перенести. Это позволит решить, сколько пользователей с их приватными чатами можно перенести в течение периода переноса информации. Возможно, вам потребуется настроить:

• Список сотрудников, включенных в миграцию;
• Сколько дней переносятся сообщения приватного чата;
• Сколько дней сообщения в приватном чате хранятся в архиве.