Планирование для обеспечения плавной миграции на Microsoft 365

Хотите узнать секрет успешной миграции на Microsoft 365? Один элемент выделяется как наиболее важный: тщательное планирование.

Независимо от того, выполняете ли вы миграцию в облако Microsoft из локальной среды или выполняете миграцию между тенантами в рамках слияния или поглощения, планирование имеет решающее значение. Прежде чем приступить к первому этапу миграции, вам необходимо иметь полное и точное представление об исходной среде, четкое представление о целевой среде и задокументированную стратегию переноса.

В этой статье мы рассмотрим основные части миграции Office 365 и общие моменты, которые необходимо планировать для каждой из них. Затем мы перейдем к рекомендациям по планированию с учетом таких аспектов, как безопасность, масштабируемость и тестирование.

Планирование деталей миграции Office 365

Миграция Office 365 отчасти сложна из-за множества компонентов: Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams и т.д. Microsoft предоставляет хорошо разработанные инструменты, помогающие перенести некоторые из этих частей. Вот проверенные стратегии для эффективного планирования основных частей миграции Office 365.

Exchange

Exchange часто является самой легкой частью миграции Office 365. Большинство администраторов хорошо знакомы с необходимыми шагами, а встроенные инструменты для переноса почтовых ящиков и разрешений сильно упростились за эти годы.

Тем не менее, тщательное планирование необходимо. Электронная почта остается важнейшим инструментом для каждой современной организации, а Exchange также предоставляет другие важные функции, особенно планирование встреч. Если в какой-то момент во время миграции эта функция будет недоступна для пользователей, пострадает бизнес. Поэтому крайне важно разработать тщательный план сосуществования, который гарантирует, что все пользователи смогут продолжать отправлять и получать электронную почту и проверять доступность друг друга, независимо от того, кто был перенесен на новую платформу, а кто нет.

Также обязательно спланируйте, как будут обрабатываться файлы PST. Пользователям нравятся PST-файлы, потому что они позволяют хранить сообщения электронной почты и другие элементы Outlook на локальном компьютере, где они доступны в любое время и не учитываются в объеме их почтовых ящиков на почтовом сервере. Администраторы PST-файлы по столь же веским причинам недолюбливают: трудно, если вообще возможно, обеспечить надлежащее резервное копирование, включить в обнаружение электронных данных и удалить, когда это требуется политикой хранения данных. Бесспорным является то, что файлы PST часто содержат важную бизнес-информацию, и в плане миграции должно быть подробно указано, будете ли вы перемещать эти данные в облако и каким образом. Передовой опыт включает в себя использование стороннего решения для переноса Office 365, которое поможет вам провести инвентаризацию существующих PST-файлов, отфильтровать данные, которые вам больше не нужны в процессе переноса, и выполнить дедубликацию сообщений, существующих как в PST-файле, так и в почтовом ящике пользователя.

OneDrive

Перенос данных в OneDrive, как правило, прост и понятен. Однако убедитесь, что у вас сохранены версии документов, а также разрешения и метаданные, связанные с каждым документом. Решение для миграции, обеспечивающее фильтрацию, позволяет исключить нежелательные данные из миграции, ускоряя процесс и обеспечивая более чистую и управляемую целевую среду.

Основная сложность, которую вы должны учитывать, — это ссылки, в том числе внешние ссылки для обмена. Они часто перестают функционировать во время миграции, поэтому важно разработать план коммуникации, а также стратегию поиска и исправления неработающих ссылок. Имейте в виду, что цифровые права могут различаться в зависимости от платформы и организации, поэтому вам необходимо иметь стратегию проверки и согласования перед повторным созданием ссылок.

SharePoint

SharePoint — это гораздо больше, чем просто хранилище документов; во многих организациях установлены строгие требования установки SharePoint с веб-частями, сторонними и заказными приложениями и сложными рабочими процессами.

Кроме того, новый интерфейс SharePoint предлагает множество преимуществ, которыми может воспользоваться организация. Миграция в Office 365 может стать прекрасной возможностью не только переместить SharePoint, но и превратить его во что-то еще более мощное и полезное.

Teams

Teams — одна из новейших частей облачной экосистемы Microsoft, популярность которой стремительно растет. Если вы еще не используете Teams, переход на Office 365 — это отличная возможность начать работу с этим сервисом. Если вы уже используете Teams и выполняете миграцию, например, в рамках консолидации тенантов, миграция — это возможность оптимизировать среду Teams.

При планировании миграции Teams начните с данных, включая не только чаты и сохраненные документы, но и любые данные в OneNote, календаре и т.д. Не забудьте также спланировать, как вы будете переносить беседы и каналы, и разрешать любые повторяющиеся имена, если вы объединяете клиентов.

Что беспокоит бизнес при миграции?

Теперь, когда мы изучили некоторые важные детали эффективного плана миграции Office 365, давайте перейдем к проблемам, которые применимы независимо от того, на какой части миграции вы сосредоточены. К ним относятся безопасность, масштабируемость и тестирование.

Безопасность

Крайне важно обеспечить безопасность ваших данных на протяжении всего процесса миграции на Office 365. Последнее, что вам нужно, — это потеря или утечка данных. Конечно, перед началом любой миграции рекомендуется создать резервную копию исходной среды, но ваш план миграции должен включать дополнительные меры предосторожности, связанные с безопасностью.

Если вы используете ручные инструменты и процессы, вам придется самостоятельно заниматься безопасностью, что является довольно сложной задачей. Кроме того, обязательно подумайте о безопасности в целевой среде. 

Масштабируемость

Ни один план миграции не будет полным, если не будет уделено внимание завершению проекта. В зависимости от объема данных, которые вы переносите, вам, возможно, придется сосредоточиться на масштабируемости. Некоторые инструменты миграции могут автоматически распределять рабочие нагрузки между несколькими компьютерами для одновременного выполнения разных заданий по миграции, а некоторые решения SaaS могут автоматически масштабироваться в зависимости от архитектуры платформы, чтобы у вас было достаточно ресурсов для выполнения ваших проектов в срок.

Тестирование

Наконец, недостаточно составить и задокументировать план миграции; вам также нужно протестировать его. Вы почти наверняка обнаружите пробелы и проблемные области; 

Хотя может показаться, что тестирование занимает много времени, это стоящая инвестиция. В конце концов, когда проблемы возникают во время фактической миграции, их устранение может занять гораздо больше времени и иметь серьезные последствия для бизнеса, от простоев до нарушений безопасности.

Вывод

Истинная мера успеха миграции проста: довольны ли пользователи и продуктивны ли они в новой среде? Правильное планирование является ключом к положительному ответу на этот вопрос.

Чтобы получить дополнительные советы по подготовке к следующей миграции, просто свяжитесь с нами.