В этой статье мы расскажем об основе планирования миграции электронной почты Office 365. Перечисленные шаги сосредоточены на выявлении и снижении рисков.

Содержание

Почему электронная почта так важна?

Электронная почта, впервые изобретенная в 1960-х годах, сегодня критически важный элемент бизнес-коммуникации. Зачастую это основной способ общения между коллегами, клиентами и поставщиками. Почта используется в качестве двухфакторного метода входа в систему для веб-приложений и сброса пароля, а также участвует в любых процессах регистрации и подтверждения.

И не забывайте, что ваш архив электронной почты – чрезвычайно важный источник самой различной информации. Хорошей практикой является хранение архива электронной почты в течение как минимум 12 месяцев, но вы, вероятно, захотите подумать об архивировании как минимум в течение шести лет. Истории электронной переписки также можно использовать в суде, в качестве доказательства.

Просто ли провести миграцию электронной почты Office 365?

Миграция электронной почты сопряжена с определенными рисками, и, поскольку электронная почта считается критически важным активом для большинства малых и средних предприятий, вы просто не можете позволить себе ошибиться и потерять данные. Необходимо тщательно продумать и спланировать процесс миграции.

Как спланировать миграцию электронной почты Office 365

Мы разбиваем наше планирование на три основных этапа: обозначение переносимого, план миграции и выполнение миграции.

Шаг 1. Обозначьте переносимые данные

Все успешные проекты начинаются с планирования. При миграции почты понимание того, что необходимо перенести или перенастроить, является первым шагом. Рассмотрите следующий чек-лист, и убедитесь, что это довольно сложная задача.

Данные почтового ящика пользователя обычно включают в себя электронные письма, контакты, календари и задачи. Это элементы с самым высоким риском, потому что пользователи сразу заметят исчезновение информации. Вы должны спланировать миграцию так, чтобы входящие письма продолжали приходить сотрудникам, даже при процессе миграции.
Если электронная почта используется для отправки сообщений из платформы электронного маркетинга, CRM, ERP, MRP, мобильных приложений, веб-приложений или с платформы электронной коммерции, миграция также повлияет на использование перечисленных сервисов. Их часто упускают из виду новички в миграции.
Общие почтовые ящики. Вполне вероятно, что в компании существуют ящики, такие как info@, или sales@. Они часто служат для общих запросов, поэтому важно обеспечить их бесперебойную работу.
Списки рассылки используются для отправки электронной почты в предварительно определенные списки и экономят много времени. Такие списки также должны быть сохранены.
Записи DNS необходимо будет перенастроить, чтобы ваша электронная почта направлялась в Office 365, а не в вашу старую систему.
Пользовательские устройства также необходимо будет перенастроить для подключения к новым почтовым ящикам в Office 365. Сюда входят не только настольные компьютеры, ноутбуки, но и планшеты и телефоны.

Шаг 2: Составьте план и поделитесь им

Миграция электронной почты должна завершиться без простоев или потери данных и с минимальным воздействием на пользователей. Процесс требует планирования и налаженной коммуникации. Например, сотрудники могут находиться в разных локациях и даже часовых поясах, и они будут использовать самые разные устройства и почтовые клиенты. Также в одной компании может быть несколько доменов электронной почты, размещенных у разных провайдеров. Таким образом, план должен включать в себя все следующие подпункты:

План лицензирования.
В рамках процесса планирования необходимо сопоставить старые электронные письма с новым «клиентом» Office 365 и подтвердить, что вы хотите сделать с каждой из учетных записей.
Индивидуальный план. Миграция электронной почты дает идеальную возможность привести электронную почту в порядок. Обычные пользователи преимущественно мигрируют с тем же именем пользователя и паролем, но почтовые ящики бывших сотрудников могут быть перенесены в общие почтовые ящики, для которых не требуется отдельная лицензия и к которым может получить доступ непосредственный руководитель. Если у вас есть сотрудники с несколькими адресами электронной почты, их можно объединить.
С точки зрения безопасности, порядок в почтовых ящиках важен. Помните, что чем больше адресов электронной почты у компании, тем больше у других возможностей попытаться взломать защиту и причинить вред.
План фильтрации спама и вредоносных программ. Необходим, чтобы снизить поток спама. В Office 365 встроены три отдельных уровня фильтрации спама и вредоносных программ, поэтому большинство клиентов отказываются от своей текущей службы фильтрации почты, что снижает как стоимость, так и сложность.
План текущих устройств и почтовых клиентов. Для работы с Office 365 подходит широкий спектр всевозможных устройств, поэтому пользователи, смогут продолжать использовать любые гаджеты. А почтовый клиент Outlook Office 365 хорошо работает на всех устройствах Windows, macOS, Android и iOS. (Помните, что Exchange Online работает с Outlook 2010 и более поздними версиями, поэтому, если он у вас уже есть, можете продолжать его использовать).
План ресурсов команды. После того, как cоздали план миграции между сервисами, нужно решить, кто будет это делать. Независимо от того, сложна ли текущая настройка или нет, CSP-партнер Microsoft поможет вам с переездом. Уровень специалистов, необходимых во время миграции, может быть слишком высоким и часто совершить миграцию силами внутреннего штата невозможно.
План Active Directory. Наконец, если у вас есть локальный домен Active Directory, можно синхронизировать его с Azure Active Directory, которая управляет проверкой подлинности для арендатора Office 365, чтобы пользователи могли продолжать использовать свой сетевой вход в качестве единственного источника аутентификации.

Теперь вы знаете, что собираетесь переносить и кто это будет делать, пришло время поделиться планом с командой и руководством, собрать фидбэк и согласовать сроки.

Шаг 3: Выполнение миграции
Процесс миграции должен быть незаметен для рядового сотрудника и не мешать его работе. Проще говоря, работники должны иметь возможность использовать электронную почту, как всегда. Затем, в момент перехода, вместо старой почты, они начинают использовать Office 365. Вся электронная почта, календарь и контакты скопированы и обновлены.

В фоновом режиме, конечно же, будет реализовано множество действий, включающих в себя: создание тенанта Office 365, добавление доменов, добавление выбранных лицензий Office 365, создание пользователей и назначение исходного почтового ящика в Office 365.

В процессе преобразования регистрации DNS изменяются, чтобы сделать Office 365 действующей службой электронной почты для мигрирующих доменов. Это автоматически подключает Outlook на компьютере с Windows к своей собственной учетной записи Office 365 и выполнит еще одну синхронизацию данных. Ежечасная проверка, проводимая в течение следующих 72 часов после перехода, отловит все электронные письма, которые были доставлены в старые почтовые ящики, и скопирует их в новые ящики Office 365.

Узнать больше

Хорошая структура лицензирования Microsoft является важной частью каждой миграции или установки, которую мы в Fanetech выполняем.

Если вы хотите узнать больше или поговорить с нами о том, как Microsoft Office 365 может помочь вашей компании, свяжитесь с нами сегодня.

Планирование миграции электронной почты Microsoft 365