Microsoft 365 электрондук почтаңыздын миграциясын пландаштырыңыз

Бул макалада биз сизге Office 365 электрондук почта миграциясын пландаштыруунун негиздери менен тааныштырабыз. Тизмеде көрсөтүлгөн кадамдар тобокелдиктерди аныктоого жана азайтууга багытталган.

Эмне үчүн электрондук почта мынчалык маанилүү?

Биринчи жолу 1960-жылдары ойлоп табылган электрондук почта бүгүнкү күндө бизнес коммуникациясынын маанилүү элементи болуп саналат. Бул көбүнчө кесиптештер, кардарлар жана жеткирүүчүлөрдүн ортосундагы байланыштын негизги режими болуп саналат. Почта веб-тиркемелер жана сырсөздү калыбына келтирүү үчүн эки факторлуу кирүү ыкмасы катары колдонулат, ошондой эле ар кандай каттоо жана текшерүү процесстерине катышат. 

Жана сиздин электрондук почтаңыздын архиви ар кандай маалыматтын өтө маанилүү булагы экенин унутпаңыз. Электрондук почтанын архивин жок дегенде 12 ай сактоо жакшы практика, бирок сиз, балким, кеминде алты жыл архивдөө жөнүндө ойлонушуңуз керек. Электрондук почтанын таржымалы сотто далил катары колдонулушу мүмкүн. 

Office 365 электрондук почтасын көчүрүү оңойбу?

Электрондук почтанын миграциясы өзүнүн тобокелдиктери менен коштолот жана электрондук почта көпчүлүк SMBs үчүн маанилүү актив болуп эсептелгендиктен, сиз жөн гана ката кетирип, маалыматтарды жоготуп албайсыз. Миграция процессин дыкат карап, пландаштыруу керек.

Office 365 электрондук почта миграциясын кантип пландаштыруу керек

Биз пландоону үч негизги кадамга бөлөбүз: көчүрүлүп жаткан нерсени белгилөө, миграцияны пландаштыруу жана миграцияны ишке ашыруу. 

1-кадам: өткөрүлүп бериле турган маалыматтарды белгилөө

Бардык ийгиликтүү долбоорлор пландоо менен башталат. Почтаны көчүрүү учурунда эмнени жылдыруу же кайра конфигурациялоо керек экенин түшүнүү биринчи кадам болуп саналат. Төмөнкү текшерүү тизмесин карап көрүңүз жана бул өтө татаал иш экенин көрөсүз.

• Колдонуучунун почта кутусунун маалыматтары адатта электрондук почталарды, байланыштарды, календарды жана тапшырмаларды камтыйт. Булар эң жогорку тобокелдиктин элементтери, анткени колдонуучулар маалымат жоголуп баратканын дароо байкашат. Миграция процесси учурунда да кызматкерлер келген электрондук каттарды ала бериши үчүн миграцияңызды пландаштырышыңыз керек.
• Эгер электрондук почта маркетинг платформасынан, CRM, ERP, MRP, мобилдик тиркемелер, веб-тиркемелер же электрондук коммерция платформасынан билдирүүлөрдү жөнөтүү үчүн колдонулса, миграция тизмеленген кызматтарды колдонууга да таасирин тийгизет. Аларды көбүнчө миграцияга жаңы келгендер көз жаздымда калтырышат.
• Жалпы почта ящиктери. Компаниянын info@ же sales@ сыяктуу почта ящиктери бар болушу мүмкүн. Алар көбүнчө жалпы сурамдарды аткарышат, андыктан алардын үзгүлтүксүз иштешин камсыз кылуу маанилүү.
• Почта тизмелери алдын ала аныкталган тизмелерге электрондук каттарды жөнөтүү жана көп убакытты үнөмдөө үчүн колдонулат. Мындай тизмелер да сакталышы керек.
• Электрондук почтаңыз эски тутумуңузга эмес, Office 365ке багытталышы үчүн DNS жазуулары кайра конфигурацияланышы керек.
• Колдонуучу түзмөктөрү да Office 365теги жаңы почта ящиктерине туташуу үчүн кайра конфигурацияланышы керек болот. Буга иш такталары жана ноутбуктар гана эмес, ошондой эле планшеттер жана телефондор да кирет.

2-кадам: План түзүп, аны бөлүшүңүз

Электрондук почтаны көчүрүү токтоп калуусуз же маалымат жоголбостон жана колдонуучуларга минималдуу таасир этет. Процесс пландаштырууну жана жакшы байланышты талап кылат. Мисалы, кызматкерлер ар кандай жерлерде, ал тургай, убакыт алкактарында жайгашкан болушу мүмкүн жана алар ар кандай түзмөктөрдү жана электрондук почта кардарларын колдонушат. Ошондой эле, бир компанияда ар кандай провайдерлер тарабынан жайгаштырылган бир нече электрондук почта домендери болушу мүмкүн. Ошентип, план төмөндөгү бардык пунктчаларды камтышы керек:

• Лицензиялоо планы.
  Пландоо процессинин бир бөлүгү катары эски электрондук почталарды жаңы Office 365 "ижарачысына" картага түшүрүп, ар бир каттоо эсеби менен эмне кылгыңыз келгенин ырасташыңыз керек.
• Жеке план. Электрондук почтаны көчүрүү электрондук почтаңызды иретке келтирүү үчүн идеалдуу мүмкүнчүлүк берет. Кадимки колдонуучулар негизинен бир эле колдонуучу аты жана сырсөз менен көчүшөт, бирок мурунку кызматкерлердин почта ящиктерин бөлүштүрүлгөн почта ящиктерине көчүрсө болот, алар өзүнчө лицензияны талап кылбайт жана ага түздөн-түз жетекчи кире алат. Эгер сизде бир нече электрондук почта даректери бар кызматкерлер болсо, аларды бириктире аласыз.
• Коопсуздук жагынан, почта ящиктеринде буйрутма маанилүү. Эсиңизде болсун, компаниянын электрондук даректери канчалык көп болсо, башкалар үчүн коопсуздукту бузуп, зыян келтирүүгө ошончолук көп мүмкүнчүлүктөр бар.
• Спам жана кесепеттүү программаларды чыпкалоо планы. Спам агымын азайтуу үчүн зарыл. Office 365те спамдын жана кесепеттүү программаларды чыпкалоонун үч өзүнчө катмары бар, андыктан кардарлардын көбү учурдагы электрондук почтаны чыпкалоо кызматынан алыстап, баасын да, татаалдыгын да азайтышууда.
• Учурдагы түзмөктөр жана электрондук почта кардарлары үчүн план. Ар кандай түзмөктөрдүн кеңири спектри Office 365 менен иштөөгө ылайыктуу, ошондуктан колдонуучулар каалаган гаджеттерди колдоно алышат. Жана Outlook Office 365 электрондук почта кардары бардык Windows, macOS, Android жана iOS түзмөктөрүндө жакшы иштейт. (Exchange Online Outlook 2010 жана андан кийинки версиялары менен иштээрин унутпаңыз, андыктан ал сизде мурунтан эле бар болсо, аны колдоно берсеңиз болот).
• Команданын ресурстук планы. Кызматтардын ортосунда миграция планын түзгөндөн кийин, аны ким аткарарын чечишиңиз керек. Учурдагы орнотууңуз татаалбы же татаалбы, Microsoft CSP өнөктөшү сизге жылышыңызга жардам берет. Миграция учурунда талап кылынган адистердин деңгээли өтө жогору болушу мүмкүн жана көбүнчө ички кызматкерлерди колдонуу менен миграцияга өтүү мүмкүн эмес.
• Active Directory планы. Акырында, эгерде сизде жергиликтүү Active Directory домени болсо, аны Office 365 ижарачысынын аутентификациясын башкарган Azure Active Directory менен синхрондоштурууга болот, ошондо колдонуучулар өздөрүнүн тармактык логиндерин аутентификациянын жалгыз булагы катары колдоно алышат.

Эми сиз эмнени өткөрүп жатканыңызды жана аны ким аткарарын билесиз, планды команда жана жетекчилик менен бөлүшүүгө, пикирлерди чогултууга жана мөөнөттөрдү макулдашууга убакыт келди. 

3-кадам: Миграцияны аткаруу
Миграция процесси карапайым кызматкерге көрүнбөй, анын ишине тоскоол болбошу керек. Жөнөкөй сөз менен айтканда, кызматкерлер электрондук почтаны ар дайымкыдай колдоно алышы керек. Андан кийин, өтүү учурунда алар эски электрондук почтанын ордуна Office 365ти колдоно башташат. Бардык электрондук почталар, календарлар жана байланыштар көчүрүлүп, жаңыртылат.

Албетте, фондо көптөгөн аракеттер болот, анын ичинде: Office 365 ижарачысын түзүү, домендерди кошуу, тандалган Office 365 лицензияларын кошуу, колдонуучуларды түзүү жана Office 365ке булак почта ящикти дайындоо.

Конверсия процесси Office 365ти домендерди көчүрүү үчүн жандуу электрондук почта кызматы кылуу үчүн DNS каттоолорун өзгөртөт. Бул сиздин Windows компьютериңиздеги Outlook'ту өзүнүн Office 365 каттоо эсебине автоматтык түрдө туташтырат жана башка маалыматтарды синхрондоштурууну ишке ашырат. Которуштуруудан кийинки 72 сааттын ичинде саат сайын скандоо эски почта ящиктерине жеткирилген бардык каттарды кармап, аларды жаңы Office 365 почта ящиктерине көчүрөт.

Көбүрөөк билүү үчүн

Майкрософттун жакшы лицензиялык структурасы биз Fanetech аткарган ар бир миграциянын же орнотуунун маанилүү бөлүгү болуп саналат.

Эгер сиз көбүрөөк билгиңиз келсе же Microsoft Office 365 сиздин компанияңызга кандай жардам берери жөнүндө биз менен сүйлөшкүңүз келсе, бүгүн биз менен байланыш.