Power Automate көмегімен жобаны басқаруды жеңілдетіңіз

Жобаны басқаруда оңай автоматтандыруға болатын бірнеше процестер бар. Автоматтандыру жақсы стандартталған процестер үшін қолайлы. Дұрыс құрастырылған алгоритмдердің көмегімен сенімді ақпараттың бір көзін құру үшін әртүрлі деректер қорынан мәліметтер жинауға болады.

Осылайша, топ жетекшісі күнделікті тапсырмаларды Power Automate қызметіне беру арқылы маңызды бизнес тапсырмаларына назар аудара алады. Командалар жиі қашықтан жұмыс істейтіндіктен, жоба процестерін автоматтандыру менеджерлерге жобаның барысын бақылауға және қосымша әкімшілік жұмыстарды қоспай-ақ қызметкерлер арасындағы байланысты жақсартуға көмектеседі.

Жобаны басқаруда Power Automate пайдаланудың артықшылықтары:

Кіріс электрондық поштаға басымдық беріңіз

Тиімді қарым-қатынас - табысты процестердің кілті. Power Automate сізге маңызды ешнәрсені жіберіп алмау үшін жоғары басымдықты электрондық пошталар туралы қосымша хабарлай алады.

Өнімділіктің артуы

Күн сайын уақытты қажет ететін және қайталанатын тапсырмаларды оңтайландыру үшін Power Automate пайдаланыңыз, бұл қызметкерлерге уақытты маңыздырақ тапсырмаларға жұмсауға және өнімділікті арттыруға мүмкіндік береді.

Бизнес жүйелердегі тапсырмаларды автоматтандыру

Power Automate Microsoft экожүйесіндегі және үшінші тарап көздерінен, соның ішінде Teams, SharePoint, Mailchimp, DocuSign және Trello сияқты жүздеген қолданбалар арқылы тапсырмаларды қосады және автоматтандырады.

Адам факторын жою

Адамдар, әсіресе қайталанатын және монотонды тапсырмаларды орындау кезінде қателесуге бейім. Оларды автоматтандыру арқылы сіз адам қатесі қаупін жоясыз және тапсырмалардың тиімді және сенімді орындалатынына сенімді бола аласыз.

Кез келген жерден және кез келген құрылғыдан қол жетімділік

Қызметкерлер тіпті кеңседен тыс жерде автоматтандырылған жұмыс процестерін жасай алады, іске қоса және қарай алады.

Power Automate дегеніміз не және ол қалай жұмыс істейді?

Microsoft Power Automate бизнеске әдеттегі немесе қайталанатын процестер мен тапсырмаларды автоматтандыруға мүмкіндік береді. Түйіндік немесе төмен кодты тәсілмен пайдаланушылар өздерінің жұмыс үрдістерін жылдам жасай алады немесе платформада алдын ала құрастырылған үлгілерді пайдалана алады. Power Automate жұмыс үрдістері ағындар деп аталады және алдын ала анықталған оқиға болып табылатын көрсетілген триггер іске қосылғанда іске қосылады. Мысалы, құжат тіркемесі бар электрондық хат аласыз, автоматтандырылған ағын қосымшаны белгілі бір SharePoint қалтасында сақтай алады, бұл маңызды жоба файлдарының электрондық пошта ағындарында жоғалып кетпеуін қамтамасыз етеді.

Жобаларды жақсарту үшін Power Automate пайдалану мысалдары

Бекітулер

Кез келген жобада бекітуді қажет ететін әртүрлі құжаттар бар, мысалы, қорытындылар, тапсырмалар, құжаттамалар, жеткізілімдер, кестелер және т.б. Ауқымды жобалар үшін осы құжаттардың барлығын мақұлдағаннан кейін айтарлықтай уақыт жоғалуы мүмкін, әсіресе процеске бірнеше қатысушы болса. Microsoft Power Automate көмегімен сіз SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, Бизнеске арналған OneDrive және т.б. қоса, бірнеше қызметтерде құжатты немесе процесті мақұлдауларды басқара аласыз. Нәтижесінде жұмыс тез әрі тиімді алға жылжып, жобаның ықтимал кешігуін азайтады. Power Automate ұйымыңыздың немесе бөліміңіздің жұмыс істеу тәсілін жалғастыруға мүмкіндік беретін бірнеше бекіту түрлерін қолдайды:

• Бірыңғай бекітуші: бекітуші құжатты электрондық пошта, Power Automate немесе мобильді қолданба арқылы мақұлдай алады.
• Кезекті бекіту: түпкілікті шешім қабылданғанға дейін бірқатар шешім қабылдаушылардың алдын ала мақұлдауын талап етеді.
• Бір мезгілде мақұлдау: бекіту бірнеше қызметкердің енгізуін талап етеді.
• Бірнеше мақұлдаушылар: барлық тағайындалған қызметкерлер құжатты мақұлдауы керек, бірақ кез келген мақұлдаушы сұрауды қабылдамауы мүмкін.

Миссrosoft Командалар

Microsoft Teams мүмкіндіктері бұл коммуникациялық платформаны жобаны басқарудың тамаша құралына айналдырады. Сонымен қатар, Power Automate және Microsoft Teams бірнеше қолданбалар арасында ауысу қажеттілігін азайту үшін бірге жұмыс істейді. Тікелей Топтарда ағындарды басқаруға, бекітулерді орнатуға және іске қосуға және алдын ала жасалған әртүрлі автоматтандыру үлгілерін пайдалануға болады. Мысалы, Microsoft Teams бағдарламасында сіз:

• Microsoft Teams қолданбасында жаңа хабар жіберілгенде электрондық пошта хабарын жіберіңіз
• Microsoft Teams арнасына хабар қосқанда OneNote бағдарламасында тапсырмалар жасаңыз
• Outlook бағдарламасына электрондық пошта келген кезде Microsoft Teams қолданбасында хабарлар жіберіңіз
• Хабарлама жіберушімен кездесуді жоспарлаңыз
• Топқа жаңа қызметкер қосылғанда сәлемдесу хабарламасын жіберіңіз

Құжаттарды басқару

Егер жобада топпен бірлесіп жұмыс істеп жатсаңыз немесе бірнеше мүдделі тараптар қатысатын болса, файлдарыңыздың барлығына қолжетімді құжаттар кітапханасында сақталуы өте маңызды. Дегенмен, барлық қызметкерлердің жоба файлдарын осы жерде сақтауын қамтамасыз ету қиын болуы мүмкін. Power Automate құжаттаманың дұрыс жерде сақталуын қамтамасыз ету үшін командаңызды еске салмай-ақ пайдалануға болады. Сен істе аласың: 

• Электрондық пошта арқылы ортақ файлдарды OneDrive немесе SharePoint қызметіне жылжытыңыз.
• Құжаттар кітапханалары арасында файлдарды жылжытыңыз
• Жаңа файлдарды жұмыс үстелінен SharePoint бағдарламасына көшіріңіз
• Google Drive немесе Dropbox сияқты басқа бұлттық сақтау қызметтеріндегі файлдарды синхрондаңыз.

Power BI

Power BI және Power Automate бір ауқымды Microsoft Power Platform құрамдастары болып табылады. Бұл олардың бір-бірімен оңай әрекеттесу үшін жасалғанын білдіреді. Power BI – компанияларға интерактивті бақылау тақталары мен есептерде нақты уақыттағы деректерді визуализациялауға мүмкіндік беретін аналитикалық құрал. Бұл деректер ұйымдарға ақпарат жинауға және негізделген шешімдер қабылдауға көмектесу үшін әртүрлі бұлттық және жергілікті көздерден алынады. Жоба менеджерлері бұл шешімді кесте, ағымдағы тапсырмалар, тәуекелдер, ресурстар және т.б. сияқты жобаның орындалу барысын жылдам түсіну үшін пайдалана алады. Есептерді қажет болған жағдайда ұйымнан тыс басқа мүдделі тараптармен де бөлісуге болады, бұл барлық пайдаланушылардың бақылауда болуын қамтамасыз етеді. Power Automate және Power BI бірге пайдалану арқылы сіз: 

• Ескертулерді автоматтандыру
• Power BI есебінен тапсырмалар жасаңыз
• SharePoint файлы жаңартылса, есептерді жаңартыңыз
• Есептерді SharePoint немесе OneDrive қызметіне сақтаңыз
• Есептерді электрондық пошта арқылы бөлісіңіз

Power Automate қолданбасын бастауға дайынсыз ба?

Power Automate және басқа Microsoft шешімдерін компанияңыздың АТ инфрақұрылымына енгізу туралы сұрақтарыңыз болса, бізге хабарласыңыз.

Power Automate платформасы туралы көбірек білгіңіз келсе, веб-бетімізге кіріңіз.