Бұл мақалада біз сізге Office 365 электрондық пошта тасымалдауын жоспарлау негіздерімен таныстырамыз.Тізімде көрсетілген қадамдар тәуекелдерді анықтауға және азайтуға бағытталған.

Содержание

Неліктен электрондық пошта соншалықты маңызды?

Алғаш рет 1960 жылдары ойлап табылған электрондық пошта бүгінде іскерлік коммуникацияның маңызды элементі болып табылады. Бұл көбінесе әріптестер, клиенттер және жеткізушілер арасындағы негізгі байланыс әдісі. Пошта веб-қосымшалар мен құпия сөзді қалпына келтіру үшін екі факторлы кіру әдісі ретінде пайдаланылады және кез келген тіркеу және тексеру процестеріне қатысады.

Электрондық пошта мұрағаты ақпарат алудың өте маңызды көзі екенін ұмытпаңыз. Электрондық поштаның мұрағатын кемінде 12 ай сақтау жақсы тәжірибе, бірақ кем дегенде алты жыл мұрағаттауды қарастырғыңыз келуі мүмкін. Электрондық пошта тарихы сотта дәлел ретінде де пайдаланылуы мүмкін.

Office 365 электрондық поштаны тасымалдау оңай ма?

Электрондық поштаны тасымалдаудың өзіндік тәуекелдері бар және электрондық пошта көптеген шағын және орта бизнес үшін маңызды актив болып саналатындықтан, сіз қателесіп, деректерді жоғалта алмайсыз. Көші-қон процесін мұқият қарастырып, жоспарлау керек.

Office 365 электрондық пошта тасымалдауын қалай жоспарлауға болады

Біз жоспарлауды үш негізгі қадамға бөлеміз: тасымалданатын нәрсені белгілеу, тасымалдауды жоспарлау және тасымалдауды орындау.

1-қадам: тасымалданатын деректерді белгілеңіз

Барлық табысты жобалар жоспарлаудан басталады. Поштаны тасымалдау кезінде нені жылжыту немесе қайта конфигурациялау керектігін түсіну бірінші қадам болып табылады. Келесі бақылау тізімін қарастырыңыз және бұл өте қиын тапсырма екенін көресіз.

Пайдаланушы пошта жәшігі деректері әдетте электрондық пошталарды, контактілерді, күнтізбелерді және тапсырмаларды қамтиды. Бұл ең жоғары тәуекел элементтері, себебі пайдаланушылар ақпараттың жоғалып кеткенін бірден байқайды. Қызметкерлер тасымалдау процесі кезінде де кіріс электрондық хаттарды алуды жалғастыру үшін тасымалдауды жоспарлауыңыз керек.
Егер электрондық пошта электрондық пошта маркетинг платформасынан, CRM, ERP, MRP, мобильді қолданбалар, веб-бағдарламалар немесе электрондық коммерция платформасынан хабарлар жіберу үшін пайдаланылса, тасымалдау тізімдегі қызметтерді пайдалануға да әсер етеді. Көші-қонға жаңадан келгендер оларды жиі елемейді.
Жалпы пошта жәшіктері. Компанияда info@ немесе sales@ сияқты пошта жәшіктері болуы мүмкін. Олар жиі жалпы сұрауларға қызмет етеді, сондықтан олардың біркелкі орындалуын қамтамасыз ету маңызды.
Пошталық тізімдер алдын ала анықталған тізімдерге электрондық поштаны жіберу және көп уақытты үнемдеу үшін пайдаланылады. Мұндай тізімдер де сақталуы керек.
Электрондық пошта ескі жүйеңізге емес, Office 365 жүйесіне бағытталуы үшін DNS жазбаларын қайта конфигурациялау қажет.
Пайдаланушы құрылғыларын Office 365 жүйесіндегі жаңа пошта жәшіктеріне қосылу үшін қайта конфигурациялау қажет болады. Бұған тек жұмыс үстелі компьютерлері мен ноутбуктер ғана емес, сонымен қатар планшеттер мен телефондар да кіреді.

2-қадам: Жоспар жасаңыз және оны бөлісіңіз

Электрондық поштаны тасымалдау тоқтаусыз немесе деректерді жоғалтпай және пайдаланушыларға ең аз әсер ете отырып аяқталуы керек. Процесс жоспарлауды және жақсы қарым-қатынасты қажет етеді. Мысалы, қызметкерлер әртүрлі орындарда және тіпті уақыт белдеуінде орналасуы мүмкін және олар әртүрлі құрылғылар мен электрондық пошта клиенттерін пайдаланады. Сондай-ақ, бір компанияда әртүрлі провайдерлер орналастыратын бірнеше электрондық пошта домендері болуы мүмкін. Осылайша, жоспар келесі тармақшалардың барлығын қамтуы керек:

Лицензиялау жоспары.
Жоспарлау процесінің бөлігі ретінде ескі электрондық пошталарды жаңа Office 365 «жалға алушысына» салыстырып, әрбір тіркелгімен не істегіңіз келетінін растау керек.
Жеке жоспар. Электрондық поштаны тасымалдау электрондық поштаңызды ретке келтіруге тамаша мүмкіндік береді. Тұрақты пайдаланушылар негізінен бірдей пайдаланушы аты мен құпия сөзбен тасымалданады, бірақ бұрынғы қызметкерлердің пошта жәшіктерін ортақ пошта жәшіктеріне көшіруге болады, олар бөлек лицензияны қажет етпейді және оған тікелей жетекші қол жеткізе алады. Бірнеше электрондық пошта мекенжайлары бар қызметкерлеріңіз болса, оларды біріктіруге болады.
Қауіпсіздік тұрғысынан, пошта жәшіктеріндегі тапсырыс маңызды. Есіңізде болсын, компанияның электрондық пошта мекенжайлары неғұрлым көп болса, басқалардың қауіпсіздікті бұзуға және зиян келтіруге тырысу мүмкіндігі соғұрлым көп болады.
Спам және зиянды бағдарламаларды сүзу жоспары. Спам ағынын азайту үшін қажет. Office 365 жүйесінде спам мен зиянды бағдарламаны сүзудің үш бөлек қабаты бар, сондықтан тұтынушылардың көпшілігі ағымдағы электрондық поштаны сүзу қызметінен кетіп, құны мен күрделілігін азайтады.
Ағымдағы құрылғылар мен электрондық пошта клиенттерін жоспарлаңыз. Әртүрлі құрылғылардың кең ауқымы Office 365 жүйесімен жұмыс істеуге жарамды, сондықтан пайдаланушылар кез келген гаджеттерді пайдалануды жалғастыра алады. Outlook Office 365 электрондық пошта клиенті барлық Windows, macOS, Android және iOS құрылғыларында жақсы жұмыс істейді. (Exchange Online Outlook 2010 және одан кейінгі нұсқалармен жұмыс істейтінін есте сақтаңыз, сондықтан ол сізде бұрыннан бар болса, оны пайдалануды жалғастыра аласыз).
Команданың ресурстық жоспары. Қызметтер арасында тасымалдау жоспарын жасағаннан кейін оны кім жасайтынын шешу керек. Ағымдағы орнатуыңыз күрделі ме, жоқ па, Microsoft CSP серіктесі жылжытуыңызға көмектесе алады. Көші-қон кезінде қажетті мамандардың деңгейі тым жоғары болуы мүмкін және көбінесе ішкі қызметкерлерді пайдалана отырып көшу мүмкін емес.
Active Directory жоспары. Соңында, жергілікті Active Directory домені болса, оны пайдаланушылар өздерінің желілік логиндерін түпнұсқалық растаманың жалғыз көзі ретінде пайдалануды жалғастыру үшін Office 365 клиенті үшін аутентификацияны басқаратын Azure Active Directory қызметімен синхрондауға болады.

Енді сіз нені тасымалдайтыныңызды және оны кім жасайтынын білесіз, жоспарды командамен және басшылықпен бөлісетін, кері байланыс жинайтын және мерзімдер туралы келісетін уақыт келді.

3-қадам: тасымалдауды орындау
Көші-қон процесі қарапайым қызметкерге көрінбейтін және оның жұмысына кедергі жасамауы керек. Қарапайым тілмен айтқанда, қызметкерлер электрондық поштаны әрқашан болғандай пайдалана алуы керек. Содан кейін көшу нүктесінде олар ескі электрондық поштаның орнына Office 365 қызметін пайдалана бастайды.Барлық электрондық пошта, күнтізбе және контактілер көшіріледі және жаңартылады.

Әрине, фондық режимде көптеген әрекеттер орындалады, соның ішінде: Office 365 клиентін жасау, домендерді қосу, таңдалған Office 365 лицензияларын қосу, пайдаланушыларды жасау және Office 365 жүйесіне бастапқы пошта жәшігін тағайындау.

Түрлендіру процесі Office 365 жүйесін домендерді тасымалдауға арналған тікелей электрондық пошта қызметі ету үшін DNS тіркеулерін өзгертеді. Бұл Windows компьютеріндегі Outlook бағдарламасын өзінің Office 365 тіркелгісіне автоматты түрде қосады және басқа деректерді синхрондауды орындайды. Ауыстырудан кейінгі келесі 72 сағат ішінде сағат сайынғы сканерлеу ескі пошта жәшіктеріне жеткізілген барлық электрондық хаттарды ұстайды және оларды жаңа Office 365 пошта жәшіктеріне көшіреді.

Көбірек білу үшін

Майкрософттың жақсы лицензиялау құрылымы біз Fanetech орындайтын әрбір тасымалдаудың немесе орнатудың маңызды бөлігі болып табылады.

Microsoft Office 365 сіздің компанияңызға қалай көмектесетіні туралы көбірек білгіңіз немесе бізбен сөйлескіңіз келсе, бүгін бізге хабарласыңыз.

Microsoft 365 электрондық пошта тасымалдауын жоспарлаңыз