Office 365 топтары дегеніміз не және оларды қалай басқарасыз?

Office 365 топтары кез келген Microsoft бұлттық ортасының маңызды элементі болып табылады. Бірақ Office 365 тобы дегеніміз не? Топ пен команданың айырмашылығы неде? Топтар қалай құрылады және оларды басқарудың ең жақсы стратегиялары қандай? Барлық осы сұрақтарға мақалада жауап беруге тырысамыз.

Office 365 топтары

Office 365 топтарын түсіну үшін алдымен топтардың мақсатын қарау пайдалы. Бұлт пайда болғанға дейін Active Directory-де топтардың екі түрі болған:

• Файл ортақтығы және SharePoint тізімдері сияқты элементтерді қорғауға көмектесетін қауіпсіздік топтары. Пайдаланушыны қауіпсіздік тобының мүшесі ету арқылы сіз сол пайдаланушыға белгілі бір файлдарды оқу немесе өңдеу немесе белгілі бір қолданбаларды іске қосу мүмкіндігі сияқты сол топқа тағайындалған барлық рұқсаттарды бересіз. Active Directory құрамына компания әкімшілері және домен әкімшілері сияқты бірнеше кірістірілген қауіпсіздік топтары кіреді, бірақ сіз өзіңізді де жасай аласыз.
• Адамдарға әр жеке электрондық пошта мекенжайын енгізбей-ақ, компаниядағы барлығына немесе жай маркетинг бөліміне электрондық поштаны жіберудің ыңғайлы әдісін беретін тарату топтары.

Microsoft бұлты жасалған кезде, бұл функция әлі де қажет болды, сондықтан Azure Active Directoryде қауіпсіздік топтары да, тарату топтары да бар. Бірақ Microsoft сонымен қатар топтың жаңа түрін енгізді: Microsoft 365 тобы деп өзгертілген Office 365 тобы. Қазір бұл атаулардың екеуі де қолданылады.

Office 365 тобы дегеніміз не?

Негізінде Office 365 тобы Azure Active Directory ішіндегі нысан болып табылады. Оны ерекше ететін оның әмбебаптығы: ол қауіпсіздік тобы сияқты элементтерді қорғай алады және тарату тобы сияқты тарату тізімі ретінде жұмыс істей алады, сонымен қатар SharePoint, ортақ пошта жәшіктері және Microsoft Teams үшін деректер қоймасы ретінде әрекет ете алады. .

Мысалы, сіз білетіндей, Microsoft Teams — чат, жиналыстар және жазбалар сияқты мүмкіндіктері бар бірлескен жұмыс кеңістігін қамтамасыз ететін платформа. Топты жасаған кезде, командалар қолданбасы Microsoft 365 тобын сахнаның артында автоматты түрде жасап, сол топты барлық топ мүшелерімен толтыратынын білмеуіңіз мүмкін. Топ мүшелігі топ мүшелеріне топтық SharePoint мазмұнына қол жеткізуге, топтық чаттарға қатысуға, топ электрондық пошталарын алуға және т.б. мүмкіндік береді.

Office 365 тобын қалай жасауға және оған мүшелерді қосуға болады?

Кейбір Microsoft 365 топтары Microsoft Teams арқылы автоматты түрде жасалады. Басқа қолданбалар да топтар жасайды; мысалы, біреу келесілердің кез келгенін жасаған сайын жаңа топ жасалады:

• Жаңа SharePoint сайт жинағы
• Outlook бағдарламасындағы жаңа топ
• Planner қолданбасындағы жаңа жоспар
• Жаңа Power BI жұмыс кеңістігі

Бұл жағдайларда сіз Microsoft 365 тобын тікелей басқармасыз немесе пайдаланбайсыз; оның орнына қолданба жоғарыдағы Топтар мысалында көрсетілгендей топты сіздің атыңыздан пайдаланады.

Басқа Microsoft 365 топтарын пайдаланушылар мен әкімшілер тікелей жасайды. Әдепкі бойынша ұйымдағы кез келген қызметкер 250-ге дейін осындай топ құра алады. Соңғы пайдаланушылар әдетте Outlook немесе Outlook Mobile пайдаланады. Мысалы, Outlook 2016 бағдарламасында сіз жай ғана Басты > Жаңа топты таңдап, атын, сипаттамасын және басқа сұралған ақпаратты бересіз. Топты жасағаннан кейін оған мүшелерді қосуға болады.

Әкімшілер топтарды жасау және толтыру үшін Office 365 басқару орталығын және Exchange басқару орталығын пайдалана алады. Немесе олар әкімші порталдарында қол жетімді емес кейбір қосымша опцияларды қамтамасыз ететін PowerShell бағдарламасын пайдалана алады.

Топта қандай мүшелер болуы мүмкін?

Топ мүшелері келесі рөлдердің кез келгеніне ие болуы мүмкін:

Меншік иесі — әдепкі бойынша топтың иесі топты жасаған адам болып табылады. Бірақ басқа пайдаланушыларды қосымша (немесе ауыстыру) иелері ретінде қосуға болады; шын мәнінде, топта 100-ге дейін топ иелері болуы мүмкін. Міне, топ иелері жасай алатын кейбір әрекеттер:

• Мүшелер мен қонақтарды қосу және жою
• Топ мүшелерін иелік рөлдерге көтеріңіз
• Топтың атын өзгерту
• Топ сипаттамасын немесе суретін өзгертіңіз және әртүрлі топ параметрлерін өзгертіңіз
• Ортақ кіріс жәшігінен сөйлесулерді жойыңыз
• Топты жою

Қатысушы - Мүшелер электрондық пошта және SharePoint мазмұны сияқты барлық топ ресурстарына қол жеткізе алады, бірақ олар топ параметрлерін өзгерте алмайды. Олар сондай-ақ қонақтарды ұсына алады, бірақ тек топ иесі ғана қонақтарды қоса алады.

Қонақ. Қонақ – серіктес, жеткізуші немесе кеңесші сияқты ұйымнан тыс адам. Қонақтар сөйлесулерге, файлдарға, күнтізбе шақыруларына және топ жазу кітапшасына қол жеткізе алады. Қонақтар топтың пошта жәшігіне тікелей кіре алмайды, бірақ олар оған хабарламалар жібере алады және басқа мүшелер топқа жіберген кез келген хабарлар әр қонақтың пошта жәшігінде пайда болады. Сол сияқты, қонақтар топ күнтізбесіне тікелей кіре алмайды, бірақ олар топ күнтізбесінде жасалған, өз күнтізбелеріне қосатын кез келген оқиғаларға шақыру алады.

Office 365 тобын кім басқара және жоя алады?

Топты басқару оның иелеріне жүктеледі. Топты басқарудың негізгі мүмкіндіктері бастапқыда топты жасау үшін пайдаланылатын қолданба арқылы қамтамасыз етіледі. Мысалы, иелері мүшелерді қосу және жою, топ атын өзгерту және топ параметрлерін өзгерту үшін Outlook бағдарламасын пайдалана алады. Топтар сияқты жасырын топтарды жасайтын және пайдаланатын қолданбалар ұқсас басқару мүмкіндіктерін қамтамасыз етеді.

Office 365 тобын жойған кезде онымен бірге сол топпен байланысты барлық ресурстар — электрондық пошталар, файлдар, OneNote және SharePoint құжаттары, Жоспарлаушы тапсырмалары және т.б. жойылатынын ескеру маңызды. Сонымен қатар, Azure AD топтары мен топ мүшеліктері жойылған кезде Azure AD қоқыс жәшігіне жылжытылмайды, сондықтан оларды құралдар арқылы қалпына келтіру мүмкін емес. Сондықтан сақтықпен жойыңыз және кешенді сақтық көшірме жасау және қалпына келтіру шешіміне инвестиция салуды қарастырыңыз.

Office 365 топтарын жалпы басқару

Топтардың барлық түрлері мұқият басқаруды қажет етеді. Топты атаудың дәйекті саясаты болмаса, ұқсас қажеттіліктерге қызмет ететін бірнеше топтарды оңай жасауға болады, бұл шатасуға және жұмыс процесі мәселелеріне әкелуі мүмкін. Топ иелері рөлдерді өзгерткенде немесе ұйымнан кеткенде, топ мүшелігі бақылаудан шығып кетуі мүмкін. Топтардың кеңеюі, сондай-ақ, ешкім топтарды құруға және топтардың қажет болмаған кезде жойылуын қамтамасыз етуге жеткілікті назар аудармаған кезде өте жиі кездеседі. Бұл мәселелер кішігірім тітіркенулерден бастап негізгі қауіпсіздік, сәйкестік және бизнес үздіксіздігі мәселелеріне дейін, Exchange жаһандық мекенжайлар тізімінен (GAL) жоқ жазбаларға толы болғандықтан, пайдалану қиын, шамадан тыс қамтамасыз етілген пайдаланушыларға дейін әкелуі мүмкін. маңызды деректерге рұқсатсыз қол жеткізу.

Microsoft 365 топтары ұйымда қалай пайдаланылғаны үшін жауапкершілік жеке топ иелеріне емес, әкімшілерге жүктеледі. Мысалы, топтарда әдепкі бойынша қонақ мүшелері болуы мүмкін, бірақ әкімшілер бұл мүмкіндікті барлық топтар немесе белгілі бір топ үшін өшіре алады. Сондай-ақ әкімшілер топтарды кім жасай алатынын шектей алады. Дегенмен, топ құруға толық тыйым салу Microsoft 365 платформасының ұйымыңыз үшін пайдалылығын айтарлықтай шектейді. Ең жақсы нұсқа бизнес стандарттарыңыз бойынша оқытуды қамтамасыз ету және оны аяқтаған пайдаланушыларға топтар құруға рұқсат беру болуы мүмкін.

Топ мүшелерін қосу және жоюмен байланысты әкімшілік үстеме шығындарды азайтудың бір жолы топ мүшелігін динамикалық ететін атрибутқа негізделген ережелерді жасау болып табылады. Кез келген пайдаланушы атрибуты өзгерген кезде жүйе динамикалық топ ережелерін автоматты түрде қарайды және сәйкесінше топ мүшелігін реттейді. Бұл мүмкіндік бір немесе бірнеше динамикалық топтардың мүшелері болып табылатын бірегей пайдаланушыларыңыз болса, сонша Azure AD Premium P1 лицензиясын сатып алуды талап ететінін ескеріңіз.

Дегенмен, жергілікті құралдар әкімшілерге Microsoft 365 топтары бар және олардың мүшелері кімдер туралы шектеулі көрініс береді. Екі опция бар: GUI әдістері (Office 365 әкімші порталы немесе Exchange басқару орталығы) және PowerShell.

Әлі де сұрақтарыңыз бар ма?

100% Fanetech компаниясында біз Microsoft технологиялары мен шешімдеріне назар аударамыз. Бізбен байланысыңызмамандарымыздан кеңес алу үшін.