Microsoft Teams чатын пайдалануды бағалау: бұл тасымалдау жобалары үшін неге маңызды

Microsoft Teams – желілік жиналыстарды, қоңырау шалуды, жеке және топтық чаттарды, файлдар мен экранды ортақ пайдалануды және басқа да көптеген өнімділік мүмкіндіктерін біріктіретін танымал ынтымақтастық платформасы.

Бұл мақалада біз ең танымал мүмкіндіктердің бірі, Microsoft Teams жеке чат хабарларының өзектілігін қарастырамыз және командалар тасымалдауы жоспарланған болса, АТ әкімшілері жеке чатты пайдалану деректерін қалай және неліктен жинауы керек екенін қарастырамыз.

Microsoft Teams жеке чат хабарлары не үшін пайдаланылады?

Microsoft Teams жеке чаттарын (жеке және топтық) пайдалану соңғы үш жылда айтарлықтай өсті. Біз әдетте Teams арналарындағы топтық сөйлесулермен салыстырғанда жеке чаттарды пайдаланудың әлдеқайда жоғары екенін көреміз. Ұйымдағы орташа Teams пайдаланушысы айына 600 чат хабарын жасайды. Сол айда орташа команда пайдаланушысы сөйлесу арнасының 15 хабарын жасады. 

Бұл тасымалдауды жоспарлау кезінде аздап дилемма тудырады. Жеке чаттар бар құрылымның бөлігі емес. Олар командамен немесе жобамен тікелей байланысты емес. Командалар жиналысы Топтар арнасында болуы мүмкін, бірақ жиналыс чаты Топтар арнасының сөйлесуінен бөлек.

Жеке чат хабарлары құнды ма?

Чат тақырыбы маңызды іскери ақпаратты немесе жеке сөйлесудегі пайдаланушыларға арналған шешімдерді қамтиды. Жеке чатқа қатысушылар тарих мұрағатын жоғалтпай хабар алмасуды жалғастыруы керек. Осылайша, жеке чат бастапқы қатысушыдан мақсаттыға ауыстырылуы керек.
Microsoft Teams үшін құпия мазмұнды ортақ пайдалануды анықтау үшін байланыс сәйкестік мүмкіндіктерін қосуға болады. Бұл мүмкіндік Microsoft Purview Communication Compliance бағдарламасында қосылған. Құрамында құпия мазмұн бар ретінде анықталған жеке чаттар хабарлардың мақсатты қатысушыға тасымалдануын қамтамасыз ету үшін тасымалдау үшін белгіленуі мүмкін.

Әрбір чат хабарламасы құнды деп айту қиын. Сондай-ақ біз барлық чат хабарларының құндылығы жоқ деген қорытындыға келе алмаймыз. Біз сондай-ақ құнды немесе пайдасыз деп санайтын нақты жеке чаттарды оңай анықтап, таңдай алмаймыз. Оның орнына, қалғандарын мұрағаттау опциясымен ең соңғы жеке чаттарды жиі тасымалдаймыз. Осылайша, соңғы жеке чаттарға ескі жеке чаттарға қарағанда көбірек мән беріледі.

Жеке чатта хабарларды санаудың мәні қандай?

Жеке чат хабарларын тасымалдау баяу және жалықтырғыш болуы мүмкін. Бұл жалға алушыдан жалға алушыға көшу жобасындағы соңғы көшу алдындағы соңғы әрекеттердің бірі. Жеке чатты тасымалдауды жоспарлау бастапқы клиенттегі пайдалануды түсінуді талап етеді. 

Сонымен, пайдаланушы жазбаларын қарастырайық:

• Соңғы 30 күн
• Соңғы 12 ай

Соңғы 30 күн Teams пайдаланушылары қанша чатты көшіргісі келетіні туралы қысқа мерзімді түсінік береді. Бұл көші-қоннан кейін жұмысын жалғастыра алуы үшін қажет хабарлар.

Соңғы 12 ай пайдаланушылар мұрағаттағысы келетін қанша жеке чат хабарларының ұзақ мерзімді көрінісін береді. Бұл олар болашақта көргісі келетін хабарлар.

Microsoft Teams жеке чатында хабарлар санының мәндерін анықтау жолдары

Чат хабарларының санын жазуға көмектесетін екі опция бар:

• Microsoft Teams басқару орталығында есеп жасаңыз;
• Power BI және Microsoft 365 Usage Analytics есебін пайдалану.

1. Microsoft Teams басқару орталығында есеп жасаңыз
Бірінші опция - Microsoft Teams басқару орталығында есеп жасау. Сіз 7, 30 немесе 90 күндік кезеңді таңдай аласыз. Пайдаланушы тіркелгісінің атаулары жеке басын қорғау үшін маскаланған (бірақ оны әкімші ретінде өзгертуге болады). Есепте қай бағандарды көрсету және Excel бағдарламасына экспорттауды таңдау керек.

2. Power BI және Microsoft 365 Usage Analytics есептерін пайдаланыңыз.
Power BI есебінде Microsoft Teams басқару орталығында қолжетімді экспортталған деректерге қатысты бірнеше қуатты мүмкіндіктер бар.

Осы есепті пайдалануды бастамас бұрын шешуіңіз керек бір маңызды тәуелділік бар. Бұл есептің пайдалану деректері тек Power BI есептері үшін деректерді жинауды бастау үшін Microsoft 365 Usage Analytics қосылған күннен бастап қол жетімді. Бұрынғы деректер қолжетімді емес. Сондықтан есеп беру мақсаттары үшін пайдалану аналитикасын мүмкіндігінше тез қосу керек. Сізде кем дегенде бір айлық деректер болуы керек, осылайша оны бір жылға экстраполяциялауға болады.

Оған қоса, үлгі қолданбасы тегін емес – сізге Power BI Pro лицензиясы қажет. Соңында, үлгі қолданбасына бастапқыда қосылған пайдаланушы ғана Power BI веб-интерфейсінде есептерді теңшей алады немесе жаңа есептерді жасай алады.

Есеп орнатылып, конфигурацияланғаннан кейін (жеткілікті пайдалану деректерімен), талдау үшін өте егжей-тегжейлі есеп болады. Бұл Power BI есебінің артықшылығы - оның 12 айлық деректері бар және оны айлар бойынша бөледі.

Чаттың тасымалдау өткізу жолағын жоспарлаңыз

Чат хабарларын қабылдау және жариялау үшін Migration API қызметінде шектеулер бар. Бұл шектеулерді Microsoft Graph тежеу нұсқаулығындағы Microsoft Teams қызметінің шектеулері кестесінде көруге болады. Осы нормативтік нұсқаулыққа сәйкес, күніне 1 728 000 чат хабарын оқу мүмкіндігі болуы керек (24 сағаттық кезең). Күніне жазбалар жазу үшін өткізу қабілетінің төменгі шегі бар; бірақ хабарларды біріктіруді қосу жалпы өткізу қабілетін жақсартады. Нақты тұрақты тасымалдау өткізу қабілеті төмен болуы мүмкін екенін ескеріңіз. 

Қорытынды

Microsoft Teams жеке чатын тасымалдау бизнес үшін маңыздырақ болып барады. Сондықтан Power BI есептері үшін деректерді жинауды мүмкіндігінше тезірек бастау үшін Microsoft 365 пайдалану талдауын қосу керек. Бүкіл тасымалдау жобаңыздың ауқымында қанша хабар бар екенін анықтау үшін есеп деректерін пайдалана аласыз. Одан кейін тасымалдау мүмкіндігін және тасымалдауға болатын жеке чат хабарларының санын анықтау үшін POC тасымалдауын іске қосуға болады. Бұл тасымалдау кезеңінде қанша пайдаланушыны және олардың жеке чаттарын тасымалдауға болатынын шешуге мүмкіндік береді. Сізге конфигурациялау қажет болуы мүмкін:

• Көші-қонға енгізілген қызметкерлердің тізімі;
• Жеке чат хабарламалары қанша күнде тасымалданады?
• Жеке чатта қанша күндік хабарлар мұрағатталады.