Exchange Online: основные ошибки при проведении миграции

Предположим, что вы начинаете процесс планированиђ миграции Exchange Online. В статье ниже мы обсудим о составляющих управления успешным проектом миграции. При правильном подходе и при привлечении к проекту опытных специалистов (таких, как у нас, в Fanetech), ваша компания сможет использовать все конкурентные преимущества в облаке в плане безопасности, масштабируемости и стоимости.

Ошибки при миграции Exchange Online

Как и в любом процессе, при проведении большого количества миграций, легко выявить ошибки, с которыми сталкиваешься в проектах миграции чаще всего. Мы выделили следующие:

Планирование

Рекомендуется запланировать завершающие этапы проведения миграции на выходные дни. Оптимальным является планирование в нерабочее время, чтобы не прерывать рабочие процессы. В понедельник, когда пользователи вернутся к работе, основная часть работы будет уже завершена. Конечно, у пользователей появятся вопросы, для оперативного решения необходима эффективная служба технической поддержки, которая будет способна справиться с наплывом заявок.

Коммуникация

Необходимо подвергнуть чрезвычайную важность постоянной коммуникации с конечными пользователями. Они должны своевременно информироваться об этапах миграции и о тех преимуществах, которые она принесет.  При правильном планировании, персонал службы поддержки будет иметь ответы на часто задаваемые вопросы и решения наиболее распространенных проблем с подключением, таких как новые пароли и логины. Рекомендуется провести обучение службы поддержки, чтобы они были полностью готовы к обработке как можно большего количества поступающих к ним инцидентов, чтобы вы могли достичь максимально быстро завершить процесс миграции.

Перемещение

Многие предполагают, что пользователям необходима абсолютна вся информация, которая у них есть для эффективного функционирования в своей повседневной работе. Однако, одномоментный перенос всех ваших данных не всегда достижим или необходим.

При перемещении пользователей в облако у них остаются почтовые ящики, архивы, файлы и общие папки. При перемещении между тенантами вы добавляете к пользовательским рабочим нагрузкам личные, групповые чаты и чаты собраний, а к общим рабочим нагрузкам вы также добавляете SharePoint, Teams и Groups. Все эти различные рабочие нагрузки уникальны и могут составлять терабайты данных. Подавляющее большинство этой информации уже неактуальна, к ней редко обращаются и, скорее всего, она не потребуются в течение следующих 90 дней. Эти 90 дней дают вам возможность завершить миграцию и уложиться в эти сжатые сроки.

Если у вас много данных и мало времени для их перемещения:

• Предоставьте каждому пользователю данные за последние 90 дней, а затем заполните их архивными данными.
• Как только пользователь переместится и начнет работать в новой среде, у вас будет время перенести весь его архив, пока он продолжает управлять своей повседневной рабочей нагрузкой.
• Сокращая первоначальный объем данных, становится возможным быстрее перемещать ваших пользователей.

Вот безошибочный набор параметров, отвечающий потребностям конечного пользователя, сохраняя при этом первоначальный размер данных как можно меньшим.

• Перенесите последние 90 дней почты, 90 дней собраний со всеми повторяющимися собраниями, личными контактами и задачами. Эти параметры охватывают содержимое почтового ящика вашего пользователя.
• Перенесите недавно использованные файлы и папки по дате использования, сведите к минимуму управление версиями файлов, перенося только самые последние версии, и отфильтруйте файлы, которые слишком велики, или, возможно, распространенные типы файлов, такие как мультимедийные файлы, которые имеют тенденцию весить много.

Эти советы помогут вам как можно быстрее подключить ваши почтовые ящики к Exchange Online. Стратегия останется такой же и для других типов миграций. Сократите перемещение первоначальных данных, чтобы как можно быстрее перенести пользователей на целевые объекты, а затем восполните их архивные данные.

По мере того, как организации расширяют использование облачных хранилищ, может наступить время, когда предварительный перенос всех ваших облачных данных станет нецелесообразным. Принятие стратегии такого типа будет иметь важное значение для успешного перемещения огромных объемов данных, хранящихся в современных средах. Если вы хотите обрабатывать большие объемы данных в кратчайшие сроки, уменьшите первоначальную нагрузку с помощью фильтров по датам изменения файлов, а затем заполните архивы с течением времени. Вы обнаружите, что пользователи остаются продуктивными, и большинство из них не знает, что некоторых данные исчезли, так как видят все актуальные файлы, к которым они обращаются чаще всего.

Общедоступные папки

Общедоступные папки — это устаревшая технология, которая была частью Exchange с первого дня, и теперь существует бесконечное множество более безопасных решений для удовлетворения тех же потребностей в Microsoft 365. Кроме того, те же проблемы, которые заставили организации отказаться от общедоступных папок существуют и сегодня. Общие папки неконтролируемы, способствуют общему разрастанию, их трудно регулировать и мотивировать конечных пользователей следовать политикам хранения и размера почтовых ящиков, используя общие папки в качестве решения для архивирования. Это никогда не было тем, для чего он был предназначен.

Теперь, когда вы решили переместить свои локальные почтовые ящики в облако, вам нужно решить, куда перенести все данные общедоступных папок, которые вы все еще возможно храните. Преимущество перехода в облако заключается в том, что оно дает вам возможность перенести данные из общих папок в более современные инструменты для совместной работы, такие как  группы Office 365 или даже SharePoint Online. Конечно, в Exchange Server 2013 и более поздних версиях у вас есть возможность перейти непосредственно к общедоступным папкам Exchange Online, сохранив йерархию папок и детализированные роли разрешений, предлагаемые общедоступными папками. Тем не менее, есть некоторые ограничения, о которых вы должны знать в первую очередь. Если какая-либо общая папка в организации превышает 25 ГБ, Microsoft рекомендует очистить ненужные данные, чтобы уменьшить размер (т. е. удалить их, если они вам не нужны), или сначала разделить содержимое общедоступной папки на несколько меньших общедоступных папок перед миграцией. Кроме того, Exchange Online ограничивает организацию йерархиями общедоступных папок до 500 000 общедоступных папок, а максимальный общий размер всех почтовых ящиков общедоступных папок составляет 50 ТБ.

Есть два разумных пути миграции: либо оставить общедоступные папки в локальной среде (работающие в гибридном режиме), поскольку они превышают ограничения Exchange Online, либо перенести все необходимые данные общедоступных папок в группы Office 365. Каждая группа Office 365 имеет групповой почтовый ящик с максимальным размером 50 ГБ, и группы предлагают множество других преимуществ, которых нет у общих папок. Удобство  групп Office 365 заключается в том, что в Outlook они могут легко заменить почтовые функции, которые общие папки ранее предлагали конечным пользователям. Помимо основных функций электронной почты, есть общий календарь, в котором все члены команды могут управлять собраниями группы, совместно работать над электронными письмами, документами и даже общаться непосредственно из группы в чате. Другое важное различие между группами и общими папками, которое невозможно переоценить, — это приложения. Когда вы переходите в группу, вы открываете доступ к обширной библиотеке мощных приложений из Microsoft 365. Общедоступные папки не предлагают интеграцию, подобную этой.

Почему стоит выбрать Office 365, а не в SharePoint Online?  Просто процесс проще и был создан специально для этого. Использование пакетной миграции, управляемой с помощью PowerShell или стороннего продукта, предоставит вам метод для копирования данных почты и календаря из общих папок непосредственно в группы Office 365 без каких-либо промежуточных шагов. Перенос этих же данных в SharePoint Online не так прост. Кроме того, после переноса общих папок в группы Office 365 вы можете преобразовать эти группы в Microsoft Teams, если хотите, предлагая своим пользователям еще больше решений для совместной работы.

Приложения

Вы должны решить, являются ли приложения достаточно важными для бизнеса, чтобы перенеси. Каждое выявленное приложение должно оцениваться индивидуально, что приведет к тому, что некоторые из них будут удалены, а некоторые сохранятся. Если вы решили сохранить, то должны определить, в каком виде они будут сохранены. Ниже приведены 5 стратегий миграции приложений, которые следует учитывать.

1. Рехостинг. Вероятно, наиболее распространенной стратегией миграции приложений является  повторный хостинг или перенос. При этом вы просто перемещаете существующее приложение на платформу облачной инфраструктуры как услуги (IaaS). Эта стратегия является экономичной и быстрой, но не предусматривает какой-либо модернизации приложения (приложение по-прежнему не является облачным, поэтому необходимо учитывать постоянную поддержку).
2. Исправление.Следующая стратегия заключается в пересмотре приложения. При доработке приложения вы начинаете изменять его, чтобы использовать преимущества облачных возможностей, таких как контейнеры приложений и новые методы хранения данных. Эта стратегия направлена ​​на снижение операционных издержек с помощью управляемых облачных сервисов, но требует, чтобы специалисты по приложениям и новым технологиям разработали план их выпуска без прерывания существующих сервисов.
3. Перепроектироваание. Там, где последнюю стратегию можно было бы считать легкой модификацией приложения, следующую стратегию, напротив, можно было бы назвать стратегией серьезной модификации или перепроектирования.Когда вы перестраиваете приложение, вы в значительной степени полагаетесь на облачные возможности для достижения своих целей.Как и в случае с последней, для этой стратегии требуется план и команда для беспрепятственной миграции приложения.
4. Восстановление. Если вы не можете пересмотреть или изменить архитектуру приложения, вам может потребоваться начать заново с перестроения. Перестройка состоит из отказа от части или всего существующего кода и начала заново. У этого подхода есть много преимуществ, если приложение действительно важно для вашей организации. С Microsoft 365 Power Apps и Dynamics вы можете обнаружить, что перестроение может не требовать опытного разработчика или команды для планирования миграции. Перестройка также может дать вам возможность упростить и улучшить исходный дизайн приложения.
5. Замена. Последняя стратегия миграции приложений — просто  заменить  их чем-то другим. Если вы можете найти поставщика SaaS для вашего пользовательского приложения, то эта стратегия обеспечивает низкие сроки внедрения приложения. 

Подготовка к переходу в облако

Многие планируют перенести свои почтовые ящики, архивы и общие папки в Exchange Online. Вышеописанные советы помогут вам понять, что делать и чего следует избегать при планировании миграции Exchange Online.

Если вам нужна помощь в проекте по миграции, Fanetech поможет вам в планировании и реализации. Для получения консультации, просто свяжитесь с нами.